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E-Mails an in Excel aufgelistete EmpfängerMakro/Sub/Prozedur

Kategorien: Netz ▸ Mail und Übergreifend

(Tipp 5) Nachricht zum Beitrag an Autor Nach oben

Wie kann ich per Makro E-Mails an Empfänger schicken, die in Excel aufgelistet sind?

Die einfachste Variante ist:

Workbooks("Test.xlsm").SendMail Recipients:="beispiel@example.org", Subject:="Hallo"

Komfortabler geht es jedoch mit dem RoutingSlip-Objekt:

Sub Mailen() Workbooks("Test.xlsm").HasRoutingSlip = True With Workbooks("Test.xlsm").RoutingSlip .Recipients = "beispiel@example.org" .Subject = "Hallo" .Message = "Schöne Grüße" End With Workbooks("Test.xlsm").Route End Sub

Soll die Mail an mehrere Empfänger gesendet werden, muß die Recipients-Eigenschaft als Array gesetzt werden:

Array("...", "...",........)


Mit Aufrufen, die Outlook nutzen, gibt es jedoch immer wieder Probleme. Eine mögliche (und eigentlich gute) Ursache ist, dass Microsoft Spam vermeiden möchte und so eine Meldung einblendet, die auf den automatisierten Mailversand hinweist:

Eine Anwendung versucht, Nachrichten in Ihrem Auftrag zu versenden. Falls dies unerwartet geschieht, klicken Sie auf 'Verweigern'. Überprüfen Sie außerdem, ob Sie über die aktuelle Version Ihres Antivirusprogramms verfügen.

Das ist sicher gut gemeint, aber bei Automatisierungen eben auch sehr störend.

Deshalb kann die Überlegung günstig sein, ob automatisierter Mailversand nicht besser von Outlook entkoppelt und unabhängig davon gestaltet werden kann. Wenn Sie die Möglichkeit haben, ein PHP-Script auf einem Server zu speichern, sollten Sie sich dazu den Tipp Mails mit VBA und PHP versenden (mehrere Empfänger, mehrere Anhänge) ansehen.

Mit Dialogfeld ist es übrigens so möglich:

Application.Dialogs(xlDialogSendMail).Show arg1:="beispiel@example.org", arg2:="Das ist der Betreff."

Excel-Kommunikator: Mails versenden und Chat mit Excel

Kategorie: Add-In ▸ Kommunikation

(Tipp 590) Beispieldatei Nachricht zum Beitrag an Autor Nach oben

Wie kann ich aus Excel heraus schnell Informationen und Daten mit anderen Excel-Usern austauschen?

Excel-Kommunikator: Chat und E-Mail per Excel

Das Add-In ist der Nachfolger des Mail-Add-Ins, an dem immer wieder Interesse bestand. Allerdings war es mit der Zeit veraltet, so dass eine komplette Neuentwicklung langsam überfällig war. Das hier vorgestellte Add-In sollte ab der Version 2007 funktionieren - Nutzer des alten Add-Ins finden hier nur eine andere (und umfangreichere) Bedienung; die alten Daten können mit der gleichen Syntax übernommen werden.


Mit diesem Chat- und Mail-Add-In ist es möglich, Gespräche zu führen, Bereiche aus Exceltabellen auszutauschen und Mails mit Anhängen zu senden. Es ist also ein schneller Informationsaustausch gewährleistet, ohne zu einem anderen Programm wechseln zu müssen. Der Austausch erfolgt dabei überwiegend im Menüband in eigenen Ribbon-Tabs. Bei den Informationen kann es sich um einfache Postings handeln, um Inhalte von Zellen oder Bereichen (Werte oder Formeln) oder um Mails mit Anhängen. So ist es zum Beispiel möglich, die aktuelle Mappe per Mausklick an mehrere Empfänger zu senden oder Tabellenbereiche an andere Nutzer zu übermitteln.

Basis ist ein eigener Nick, der frei gewählt werden kann, jedoch insgesamt nur einmal vorkommen darf. Nach Groß-/Kleinschreibung wird dabei unterschieden. Dieser Nick muss einmalig im System registriert werden, danach erfolgt die Kommunikation pro Add-In immer mit diesem Nick. Jeder Teilnehmer sieht Sie dann also unter diesem Namen. Die Absenderangaben bei Mails können natürlich unabhängig davon verwendet werden, so dass ein Empfänger Ihren richtigen Namen sieht, wenn Sie diesen beim Mailversand angeben.


Nach oben Chat

Eigener Nickname

Mit diesem sind Sie überall sichtbar. Eintragen, Frage nach Registrierung mit »Ja« beantworten, fertig. Pro Add-In wird ein Name vergeben; Sie können also die Add-In-Datei auch an einem anderen Arbeitsplatz verwenden.

Gruppen

Sie haben die Möglichkeit, sich in verschiedenen Gruppen zu unterhalten. Die Gruppe »offen« ist voreingetragen, hier kann jeder ohne Kennwort lesen und schreiben.

Möchten Sie eine Gruppe hinzufügen, klicken Sie auf »Gruppe hinzufügen« und tragen Sie anschließend im Dialog den gewünschten Gruppennamen ein. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

Existiert der Gruppenname bereits, können Sie das Kennwort eintragen und so der Gruppe beitreten.
Existiert der Gruppenname noch nicht, können Sie ein Kennwort vergeben und so Ihre eigene Gruppe erstellen. Den Namen und das Kennwort können Sie dann ausgewählten Personen geben, damit diese auf diesem Weg dieser Gruppe beitreten können. So können Sie sich mit einem begrenzten Personenkreis unterhalten, zum Beispiel einer Mitarbeitergruppe.

Im Gruppe-Auswahlfeld wählen Sie ganz einfach, welche Postings Sie lesen und wo Sie schreiben möchten.

Posten und Listenanzeige

Ihren Text geben Sie nach der Wahl der gewünschten Gruppe einfach in »Ihre Msg« ein und senden ihn mit »Enter« ab. In der Liste »Msgs« sehen Sie die aktuellen Beiträge chronologisch rückwärts, also den aktuellsten Beitrag ganz oben.

Zellen und Bereiche posten

Sie können nicht nur eigene Postings schreiben, sondern auch Inhalte aus der Tabelle posten.

Was dabei übermittelt wird, hängt vom Kästchen »Formel« ab - ist es deaktiviert, werden die Werte der Zellen übermittelt (im Beispiel „-06:30“), sonst die Formeln, falls welche eingetragen sind (sonst auch die Werte).

Klicken Sie auf »Zelle posten«, wenn Sie den Inhalt der gerade aktiven Zelle posten möchten. Dieser erscheint dann wie gehabt in der Liste der Postings.

Markieren Sie einen Bereich und wählen Sie »Bereich posten«, wenn Sie einen kompletten Tabellenbereich übermitteln möchten. In diesem Fall erscheint in den Postings nicht der Inhalt des Bereiches, sondern der Hinweis, dass es sich um einen Tabellenbereich handelt und um welchen Bereich. Dies ist wichtig, um diesen Inhalt später wieder an der richtigen Stelle einfügen zu können.

Ausgaben

Postings können auch in Tabellen übernommen werden. Wichtig ist dafür, dass das gewünschte Posting in der Liste gewählt und der Zielbereich ab der aktiven Zelle frei ist - bereits vorhandene Zellinhalte werden sonst überschrieben.

Mit »Posting in Zelle« wird das gewählte Posting in die aktive Zelle eingetragen, wie es in der Liste zu sehen ist. Ausnahme ist dabei ein Tabellenbereich - handelt es sich beim gewählten Posting um einen solchen, wird der Bereich entsprechend des Quellbereiches ab der aktiven Zelle eingetragen. Sind Formeln enthalten, ist es sinnvoll, dass die aktive Zelle die ist, die im Beginn des Tabellenbereiches angegeben ist, damit die Bezüge in den Formeln stimmen. Im Beispiel aus dem Screenshot sollte also die aktive Zelle E1 sein, wenn das Posting mit dem Bereich eingefügt wird.

Formatierungen werden nicht übernommen, eingetragene Bereiche müssen also ggf. nachformatiert werden. Dies betrifft insbesondere Datums- und Zeitformate.

Mit »Postingliste in Tabelle« werden die Postings der gewählten Gruppe einfach in eine neu erstellte Tabelle eingetragen.

Neue Nachrichten

Aus Performancegründen werden neue Postings von anderen Nutzern nicht sofort angezeigt.

Die Aktualisierung der Beiträge in einer Gruppe erfolgt über den Button »Refresh«.

Sollen die Beiträge einer Gruppe automatisch aktualisiert werden, aktivieren Sie »Autofrefresh [an|aus]«. Damit werden die Beiträge alle 15 Sekunden abgerufen und in der Liste aktualisiert. Im Falle eines neuen Postings wird der Chat-Tab automatisch aktiviert und es erscheint ein Hinweissymbol »Neues Posting!«.
Haben Sie »Sprachnachricht« aktiviert, wird das neue Posting vorgelesen.


Nach oben Mail

Voraussetzung für die Nutzung ist, dass in »Chat« der Nickname registriert wurde.

Absender

Die Absenderangaben werden einfach eingetragen und bleiben bis zur nächsten Änderung gespeichert. Da das Add-In keine Mails empfangen kann, sollte die Absenderadresse eine solche sein, an die der Empfänger antworten kann.

Empfänger

Zur Eingabe der Empfänger gibt es mehrere Möglichkeiten.

Die Mailadressen können direkt in das Eingabefeld eingetragen werden, mehrere durch Semikolon getrennt.

Im Bereich »Zusammenstellen« kann zwischen Add-In- und Outlookkontakten umgeschaltet werden. Im Anschluss wird der entsprechende Eintrag gewählt und mit »Zu Empfängern hinzufügen« in das Feld für die Empfänger übernommen.

Die Liste der Add-In-Kontakte wird über den kleinen Dialoglauncher unten rechts zur Bearbeitung aufgerufen.

Mailtext, Anhang

Mailtext und Anhang beim Versand einer externen Datei werden in den jeweiligen Dialogen eingegeben bzw. gewählt, die nach Klick auf »Mailtext« bzw. »Datei« erscheinen. Wichtig beim Versand des aktiven Blattes ist, dass das Add-In dort gespeichert ist, wohin das Add-In eine temporäre Datei speichern kann.

Die Dateigröße des Anhangs ist derzeit auf 500 KB begrenzt.

Versand

Mit Klick auf die entsprechende Schaltfläche erfolgt der Versand, bei Erfolg erscheint eine Meldung. Bei größeren Dateien kann dies natürlich auch einen Moment dauern.


Nach oben Backup und Restore

Backup

Natürlich kann der Fall eintreten, dass das Add-In einmal neu installiert werden muss - sei es wegen eines Updates oder wegen eines Datenverlusts. Handelt es sich dann um eine neue Add-In-Datei, wäre der Nick nicht mehr zugänglich, weil ja u. a. die Daten dazu weg wären.

Für diesen Fall (und beabsichtigte Erweiterungen) ist es möglich, ein Backup auf dem Server zu erstellen. Dazu dient der Button »Sicherung«, der dann sichtbar ist, wenn ein Nick eingerichtet wurde. Damit werden alle Einstellungen des Add-Ins gesichert.

Beim ersten Erstellen eines Backups erhalten Sie ein Kennwort, das unbedingt aufbewahrt werden muss. Ansonsten können Sie nach Belieben Backups erstellen - einfach auf den Button klicken und bestätigen.

Restore

Bei einer leeren Add-In-Datei, wenn also noch kein Nick vergeben ist, ist der Button »Restore« statt des Buttons zur Sicherung sichtbar. Nach dem Anklicken erscheint ein Dialog zum Eingeben des Nicknamens und des Kennworts, das Sie beim ersten Erstellen vergeben haben. Stimmen diese Daten, werden die Daten aus dem letzten Backup in das Add-In eingetragen und es stehen alle Funktionen/Daten wie beim Zeitpunkt des Erstellens des Backups zur Verfügung.


Nach oben Technik, Ausschlüsse und Datenschutz

Da die Daten entfernten Empfängern zur Verfügung gestellt werden, müssen sie natürlich auch irgendwo gespeichert werden. Dies erfolgt auf dem Server joerglorenz.de in einer MySQL-Datenbank, die auf dem aktuellen Stand der Technik abgesichert ist. Außer mir, dem Autor des Add-Ins, hat niemand Zugriff darauf.

Gespeichert werden nur die Daten, die den Absendern und den Empfängern vorgehalten werden müssen - also all das, was Sie über die Felder im Menüband eingeben. Dateien als Mailanhänge werden auf dem Server nur bis zum letztendlichen Versand der Mail gespeichert und anschließend gleich wieder gelöscht. Da das ganze System über Nicknamen läuft, werden auch keine sonstigen personenbezogenen Daten gespeichert - natürlich mit Ausnahme derer, die Sie selbst in den Eingabefeldern/Messages eintragen.

Es wird zugesichert, dass Ihre Daten nur zum eigentlichen Zweck Ihrer Kommunikation gespeichert werden und sonst in keiner Weise verwendet oder überwacht werden. Außer natürlich, wenn ich selbst davon nichts weiß - ausschließen kann man ja leider nichts.

Sollen bestimmte Daten gelöscht werden, wenden Sie sich bitte einfach mit Angabe des Nicknamens an mich.

Verboten sind generell Texte, die gegen Recht und Gesetz verstoßen, aber auch fanatische und insbesondere rechte bzw. fremdenfeindliche Inhalte. Sollten solche Texte bemerkt werden, wenden Sie sich bitte an mich. Diese werden dann durch mich unverzüglich gelöscht.


Nach oben Kosten

Dieses Add-In kann leider nicht kostenlos angeboten werden. Sie haben die Möglichkeit, 50 Postings abzusetzen und 50 Mails (an mehrere Empfänger gilt als eine Mail) zu versenden. Eine weitere Nutzung ist dann für 10,00 € pro Add-In (also pro Nick) möglich. Bei Nutzung in Gruppen (Unternehmen, Vereine usw.) kann es verschiedene Ermäßigungen geben, wenn mir eine Liste der zugehörigen Nicks überlassen wird.

Bei Angabe einer Rechnungsanschrift erhalten Sie natürlich in jedem Fall eine absetzbare Rechnung.

Perspektivisch wird das Add-In um weitere Funktionen ergänzt. Diese Erweiterungen sind dann natürlich im Preis bereits enthalten.

Download: excelkomm.xlam

Mails mit VBA und PHP versenden (mehrere Empfänger, mehrere Anhänge)Makro/Sub/ProzedurTipp

Kategorien: Netz ▸ Serverkommunikation und Netz ▸ Mail

(Tipp 600) Nachricht zum Beitrag an Autor Nach oben

Wie können mit VBA Mails mit mehreren Dateianhängen an mehrere Empfänger gesendet werden?

Die Aufgabenstellung, per Mausklick oder automatisiert Mails zu versenden, ist sehr weit verbreitet. Es gibt auch viele Tipps, wie das mit Outlook erfolgen kann. Jedoch gibt es immer wieder Probleme, sei es durch Rechtebeschränkungen, wegzuklickende Meldungen von Outlook usw.

Am sinnvollsten ist deshalb eine Lösung, mit der man weitestgehend unabhängig von Officeprogrammen ist. Hier besteht die Möglichkeit, VBA nur zum Versand der Maildaten an einen Server zu benötigen, der dann den Rest des Erstellens und Versands der Mail übernimmt.

Voraussetzung für dieses Beispiel ist, dass auf dem Server ein eigenes PHP-Script erstellt werden kann, das dann natürlich auch eine Adresse (URL) hat.

Basis ist der Beitrag Dateiupload. Der VBA-Code dazu wurde hier um die Möglichkeit, Text zu versenden, erweitert. Prinzipiell trifft hier aber das Gleiche zu - vor allem, dass die oben verwendeten Konstanten auch dynamisch verwendet werden können. Hier wird nur das Prinzip aufgezeigt, die Anpassungen müssen dann entsprechend der eigenen Gegebenheiten erfolgen. Dies betrifft insbesondere auch die Sicherheit. Denken Sie daran, die manuell zu ändernden Daten vorher zu prüfen. Diese Scripte sind auch leicht zum Versand von Massenspam zu verwenden.

Dies ist der VBA-Code, der um die Text-Funktion erweitert wurde:

Private Const strURL As String = "https://…Ihre URL…/…Ihre PHP-Datei….php" Private Const strDatei1 As String = "C:\…\test1.jpg" Private Const strDatei2 As String = "C:\…\test2.jpg" Private Const strDatei3 As String = "C:\…\test3.jpg" Private Const strMailEmpfaenger As String = "info1@example.org;info2@example.org;info3@example.org" Private Const strAbsText As String = "Max Mütze" Private Const strAbsMail As String = "xyz@example.org" Private Const strBoundary As String = "---------------------------7da24f2e50046" Sub DateiUploadUndMail() Dim strPostDaten As String strPostDaten = "" strPostDaten = strPostDaten & Header_Text("empfaenger", strMailEmpfaenger, "text/plain", strBoundary) strPostDaten = strPostDaten & Header_Text("abstext", strAbsText, "text/plain", strBoundary) strPostDaten = strPostDaten & Header_Text("absmail", strAbsMail, "text/plain", strBoundary) strPostDaten = strPostDaten & Header_Text("betreff", "Das ist der Betreff.", "text/plain", strBoundary) strPostDaten = strPostDaten & Header_Text("mailtext", "Hallo!" & vbNewLine & vbNewLine & "Ich bin der Mailtext.", "text/html", strBoundary) strPostDaten = strPostDaten & Header_Datei(strDatei1, strBoundary) strPostDaten = strPostDaten & Header_Datei(strDatei2, strBoundary) strPostDaten = strPostDaten & Header_Datei(strDatei3, strBoundary) strPostDaten = strPostDaten & "--" & strBoundary & "--" With CreateObject("Microsoft.XMLHTTP") .Open "POST", strURL, False .SetRequestHeader "Content-Type", "multipart/form-data; boundary=" & strBoundary .Send SendDaten(strPostDaten) MsgBox .ResponseText End With End Sub Function Header_Text(strKey As String, strValue As String, strMime As String, strBoundary) Header_Text = "--" & strBoundary & vbCrLf & _ "Content-Disposition: form-data; name=""" & strKey & """;" & vbCrLf & _ "Content-Type: " & strMime & "; charset=UTF-8" & vbCrLf & vbCrLf & strValue & vbCrLf End Function Function Header_Datei(strDateiPfad As String, strBoundary As String) Dim strDateiKonv As String, strDateiName As String Header_Datei = "" If strDateiPfad <> "" Then strDateiName = DateiName(strDateiPfad) strDateiKonv = DateiKonv(strDateiPfad) Header_Datei = "--" & strBoundary & vbCrLf & _ "Content-Disposition: form-data; name=""file[]""; filename=""" & strDateiName & """" & vbCrLf & _ "Content-Type: application/octet-stream" & vbCrLf & vbCrLf & strDateiKonv & vbCrLf End If End Function Function DateiName(strpfad As String) DateiName = "" If strpfad <> "" Then DateiName = Mid$(strpfad, InStrRev(strpfad, "\") + 1) End Function Function DateiKonv(strpfad As String) Dim lngDNr As LongPtr, bytBuffer() As Byte DateiKonv = "" lngDNr = FreeFile Open strpfad For Binary Access Read As lngDNr If LOF(lngDNr) > 0 Then ReDim bytBuffer(0 To LOF(lngDNr) - 1) As Byte Get lngDNr, , bytBuffer DateiKonv = StrConv(bytBuffer, vbUnicode) End If Close lngDNr End Function Private Function SendDaten(strText As String) As Byte() SendDaten = StrConv(strText, vbFromUnicode) End Function

Damit werden die Daten an das PHP-Script gesendet, das diese empfängt und daraus die Mails erstellt sowie diese versendet. Auch hier unbedingt daran denken, die Daten noch auf Gültigkeit zu prüfen!

Das komplette PHP-Script:

/* Wichtig: Da das Script prinzipiell auch zu Versand von Massenspam geeignet ist, sollten ganz am Anfang noch Kennwort und Nutzername (oder eine andere Absicherung) abgefragt werden. Diese Angaben können von VBA aus ganz einfach als POST-Paare mitgeschickt werden. */ // Verzeichnis, in dem die Anhänge zwischengespeichert werden: $anhangverz = 'uploadtest/'; // Vorsicht: Ggf. prüfen, ob vorhanden und leer. // Mailadressen durch Semikolon getrennt $empfstrings = $_POST['empfaenger']; // Text, der als Absender erscheint: $abstext = $_POST['abstext']; // Mailadresse des Absenders: $absmail = $_POST['absmail']; $betreff = utf8_encode($_POST['betreff']); $mailtext = utf8_encode($_POST['mailtext']); // File[]-Array sinnvoll sortieren: $dateiarray = array(); foreach($_FILES['file'] as $k1 => $v1) { foreach($v1 as $k2 => $v2) { $dateiarray[$k2][$k1] = $v2; } } // Anhänge speichern, Daten für Versand aufbereiten $anhangarray = array(); $a = 0; foreach ($dateiarray as $file) { // Ggf. prüfen, ob Dateiname schon im Verzeichnis vorhanden ist und // ggf. umbenennen: $datname = basename($file['name']); $uploadpfad = $anhangverz . $datname; if (move_uploaded_file($file['tmp_name'], $uploadpfad)) { $a++; $anhangarray[$a]['pfad'] = $uploadpfad; $anhangarray[$a]['dateiname'] = $datname; $anhangarray[$a]['groesse'] = filesize($uploadpfad); $dateiinhalt = fread(fopen($uploadpfad, "r"), filesize($uploadpfad)); $anhangarray[$a]['data'] = chunk_split(base64_encode($dateiinhalt)); } } $empf_array = explode(";",$empfstrings); $encoding = mb_detect_encoding($mailtext, "utf-8, iso-8859-1, cp-1252"); $mime_boundary = "-----=" . md5(uniqid(microtime(), true)); $versendet = 0; // Mail an jeden Empfänger schicken: foreach($empf_array as $einzelmail) { if (trim($einzelmail) != "") { $header ="From:" . $abstext . "<" . $absmail . ">\n"; $header.= "MIME-Version: 1.0\r\n"; $header.= "Content-Type: multipart/mixed;\r\n"; $header.= " boundary=\"" . $mime_boundary . "\"\r\n"; $content = "This is a multi-part message in MIME format.\r\n\r\n"; $content.= "--".$mime_boundary."\r\n"; $content.= "Content-Type: text/plain; charset=\"$encoding\"\r\n"; $content.= "Content-Transfer-Encoding: 8bit\r\n\r\n"; $content.= $mailtext . "\r\n"; if ($a > 0) { // Ggf. Mailanhänge anfügen for ( $n = 1; $n <= $a; $n++) { $content.= "--" . $mime_boundary . "\r\n"; $content.= "Content-Disposition: attachment;\r\n"; $content.= "\tfilename=\"" . $anhangarray[$n]['dateiname'] . "\";\r\n"; $content.= "Content-Length: " . $anhangarray[$n]['groesse'] . ";\r\n"; $content.= "Content-Type: application/pdf; name=\"" . $anhangarray[$n]['dateiname'] . "\"\r\n"; $content.= "Content-Transfer-Encoding: base64\r\n\r\n"; $content.= $anhangarray[$n]['data'] . "\r\n"; } } $content .= "--" . $mime_boundary . "--"; if (mail($einzelmail, $betreff, $content, $header)) { $versendet++; } } } // Ggf. Mailanhänge löschen if ($a > 0) { for ( $n = 1; $n <= $a; $n++) { if ($anhangarray[$n]['pfad'] != "") {unlink($anhangarray[$n]['pfad']);} } } // Meldung, die in VBA in der MsgBox als .ResponseText erscheint: echo $versendet . " Mail(s) erfolgreich gesendet.";