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Tipp 266: Autokorrektur in Formularfeldern

Warum erscheinen beim Verwenden von Autokorrektureinträgen in Formularfeldern nur die ersten Buchstaben?


Nun, es handelt sich um ein Produkt von Microsoft. Dennoch kann man hier Abhilfe schaffen. In den Optionen eines Textformularfeldes ist bei Länge die Eingabe "unbegrenzt" vorgegeben. Diese Vorgabe muß man abändern. Theoretisch kann ein Formularfeld 32767 Zeichen lang sein. Da eine Autokorrektur aber max. 255 lang sein darf, reicht es, die 255 in den Optionen einzutragen. Da die Autokorrekturen meist kürzer sind, langt natürlich auch eine kleinere Zeichenzahl. Bei AutoTexten kann man in Formularen übrigens nicht mit der Taste F3 arbeiten. Wenn die gelbe Kurzinformation erscheint, muss man Return drücken.

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Tipp 267: Formulareingabe an andere Stellen

Wie kann ich eine Eingabe in einem Formular automatisch an andern Stellen im Dokument erscheinen lassen?


Dazu gibt es zwei Möglichkeiten. Ein vergebenes Formularfeld erhält automatisch eine Textmarke. Standardname ist Text1. Über das Menü Einfügen Feld vergibt man nun das Feld REF und hängt den Namen der Textmarke an. Wichtig ist noch, in den Optionen des Formularfeldes "bei Verlassen berechnen" zu aktivieren.

Die zweite Möglichkeit ist das Kopieren eines eingefügten Formularfeldes. Dieses fügt man dann an einer anderen Stelle über Bearbeiten > Inhalte einfügen > Verknüpfen ein.

Tip: Dies funktioniert auch mit Dropdownfeldern oder Kontrollkästchen. Interessant ist hierbei, für die eingefügten Felder in den Formularfeldoptionen KEINE Eingabe zuzulassen. Somit können diese Felder nachträglich nicht mehr abgeändert werden. Diese Möglichkeiten eignen sich hervorragend, um Eingabe in den Kopf- und Fußzeilen zu automatisieren.

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Tipp 268: Möglichkeiten zum Schutz von Formularen

Welche Möglichkeiten zum Schutz von Formularen habe ich?


Die einfachste Möglichkeit bietet die Formularsymbolleiste. Die Schaltfläche ganz rechts (das Schloss). Der Nachteil dabei ist, dass jeder Anwender, wenn er diese Symbolleiste eingeblendet hat, den Schutz ganz einfach per Mausklick wieder aufheben kann. Sinnvoller ist der Schutz über das Menü Extras > Dokument schützen. Hier muss die Formulareingabe erlaubt und natürlich ein Kennwort vergeben werden.

Interessant ist noch die Möglichkeit, Abschnitte zu schützen. Ein Formular ist sehr oft so aufgebaut, dass nur bestimmte Bereiche geschützt werden, während andere Bereiche zur freien Textgestaltung zur Verfügung stehen. Dazu muss im Dokument über das Menü Einfügen > Manueller Wechsel > Fortlaufend eine Einteilung in Abschnitte erfolgt sein. Im Menü Schutz können nun die Abschnitte, die geschützt werden sollen, ausgewählt werden.

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Tipp 269: Eingabe in Formularfelder beschränken

Wie kann ich die Eingabe in Textformularfeldern beschränken? Ich möchte erreichen, daß die Anwender durch Ihre Eingaben (manuelle Textlänge und Returns) den Aufbau des Formulars nicht durcheinander bringen können.


In den Optionen eines Textformularfeldes kann man die Länge der Einträge bestimmen. Somit ist die Eingabe auf eine bestimmte Zeichenzahl begrenzt. Allerdings lassen sich Absätze mit der Return-Taste nach wie vor erzeugen (Word 97). Um auch das zu vermeiden, benötigt man ein Makro. In den Optionen des Formularfeldes kann man bestimmen, dass ein Makro beim Eintritt in dieses Formularfeld aktiviert wird. Zudem benötigt man noch ein Makro, welches nach Austritt aus dem Formularfeld die Return-Taste wieder aktiviert. Vorsicht: Wenn die Return-Taste abgeschaltet und nicht wieder aktiviert wurde, gilt dies auch für alle anderen Word-Dokumente.

Makrocode zum Abschalten der Return-Taste:

Makrocode zum Aktivieren der Return-Taste:

Zum Abschalten des weichen Zeilenumbruchs (Umschalt + Enter) kann man den folgenden Code verwenden, den mir Mario Schumacher gesendet hat (vielen Dank):

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Tipp 270: Eingaben in Formularfelder drucken

Ich möchte mit den Formularoptionen in Word arbeiten. Die feststehenden Einträge sind allerdings auch schon auf unserem Briefpapier ausgedruckt. Ich möchte nun nur die Eingaben in den Formularfeldern ausdrucken.


Das ist über das Druckmenü möglich. Über Datei > Drucken hat man unten links die Möglichkeit, Optionen auszuwählen. Dort muss man den Eintrag "in Formularen nur Daten drucken" auswählen.

Vorsicht: Da die meisten Drucker das Papier nicht genau gerade einziehen, kann es hier zu leichten Verschiebungen des Ausdrucks kommen. Speziell bei Kontrollkästchen wird das Kreuz selten genau in den Rahmen gedruckt.

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Tipp 271: Auswertung aus Formularfeldern

Wie kann ich die Eingaben in den Feldern eines Formulares nutzen, um Auswertungen zu erstellen?


Word bietet die Möglichkeit, nur die Inhalte der Formularfelder abzuspeichern. Dazu muß man im Menü Datei > Speichern unter auf die Schaltfläche Optionen klicken. In der erscheinenden Dialogbox wählt man den Eintrag "in Formularen nur Daten speichern". Dabei geschieht folgendes: Word speichert eine neue Datei mit Typ Text (es erscheint evtl. auch noch eine Meldung, die man mit Ja bestätigt). Das eigentliche Formular bleibt zunächst ungespeichert geöffnet. In dem Text-Dokument werden alle schriftlichen Einträge mit einem Semikolon abgetrennt nebeneinander dargestellt. Texte werden dabei in Anführungszeichen gesetzt (dies gilt auch für Zahlen und Datum). Die Kontrollkästchen werden mit einer 1 (Kreuz gesetzt) und einer 0 (Kreuz nicht gesetzt) aufgeführt. Markiert man diese Aufführung und kopiert man diese in eine Tabelle ein, kann man so eine Auflistung der einzelnen Formulardaten erhalten.

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